Vorformulierte E-Mail Vorlagen

Vorformulierte Muster für E-Mails

An Gast: Anzahlung verlangen

Den folgenden Mustertext können Sie Gästen zur Konaktaufnahme vorab zuschicken, um die Buchung in Ihrem Hause zu bestätigen und Ihre Zahlungsbedingungen zu erläutern.


Kopieren Sie den Text in Ihr E-Mail-Programm und ersetzen Sie bitte die Platzhalter [xxx] mit den relevanten Informationen.


Lieber Gast,


wir freuen uns über Ihre Buchung in unserem Hause, im Zeitraum [TT.MM.] bis [TT.MM.JJJJ]. Bitte setzen Sie sich vor Ihrer Anreise rechtzeitig mit uns mit uns in Verbindung, um Ihre gewünschte Anreisezeit und Schlüsselübergabe zu besprechen.


Sie erreichen uns über die Rufnummer [+49 XXX XXXXX]. Gerne können Sie uns auch eine Nachricht schicken an: [mustermann@adresse.de].


Zudem möchten wir Sie bitten, eine Anzahlung in Höhe von [XX] %, also [XX] Euro, bis zum [TT.MM.JJJJ] auf folgende Bankverbindung zu überweisen:

[Kontoinhaber]

[IBAN]

[BIC]


Bitte geben Sie uns rechtzeitig Bescheid, falls Sie hierzu keine Möglichkeit haben, damit wir den weiteren Verlauf der Anzahlung mit Ihnen besprechen können. Falls der volle Betrag bis [XX] Tage vor Anreise nicht auf unser Konto eingegangen ist, möchten wir Sie bitten, den entsprechenden Überweisungsbeleg oder Restbetrag in Höhe von [XX] Euro bei der Schlüsselübergabe bereit zu halten.


Wir freuen uns, Sie bald bei uns begrüßen zu dürfen und wünschen Ihnen bis dahin eine gute Zeit.


Herzliche Grüße

[Gastgeber/in]


Dear Guest,


Thank you for your booking with us from [Anreise TT.MM.] to [Abreise TT.MM.]. Please contact us ahead of time to arrange your arrival time and key handover.


We can be reached by phone at [+49 XXX XXXXX] or via email at [mustermann@adresse.de].


We would also like to ask you for an advance deposit of [XX] % ([XX] Euro) by [TT.MM.JJJJ]. The payment can be transferred to the following account:

[Kontoinhaber]

[IBAN]

[BIC]


Please let us know if this is not possible, so we can discuss other payment options with you. If the full amount is not paid by [XX] days before your stay, please be prepared to pay the remaining amount of [XX] Euro upon arrival.


We look forward to welcoming you and wish you all the best until then.


Best regards,

[Gastgeber/in]


Cher client,


Merci d’avoir choisi notre logement pour votre séjour du [Anreise TT.MM.] au [Abreise TT.MM.]. Nous vous prions de nous contacter à temps pour organiser votre arrivée et la livraison des clefs.


Vous pouvez nous contacter par téléphone au [+49 XXX XXXXX] ou par e-mail [mustermann@adresse.de].


Nous vous prions de transférer le montant de [XX] % ([XX] Euro) à

[Kontoinhaber]

[IBAN]

[BIC]

jusqu’au [TT.MM.JJJJ]. Contactez-nous si ceci n’est pas possible, pour qu’on puisse arranger un autre moyen de paiement. Si le montant complet n’est pas payé jusqu’à [XX] jours avant votre voyage, s’il-vous-plaît soyez préparés à payer le montant restant ([XX] €) dès votre arrivée.


Nous sommes heureux de vous reçevoir dans notre logement et vous souhaitons que du bonheur !


Meilleures salutations,

[Gastgeber/in]


Den folgenden Mustertext können Sie Gästen zur Konaktaufnahme vorab zuschicken, um die Buchung in Ihrem Hause zu bestätigen und Ihre Zahlungsbedingungen zu ...
An Gast: Stornierungswunsch wegen Corona

Sie möchten Ihre Gäste bitten, Ihren Stornierungswunsch nochmals zu überdenken. Gerne können Sie diese Email-Vorlage dafür verwenden:


Kopieren Sie den Text in Ihr E-Mail-Programm und ersetzen Sie bitte die Platzhalter [xxx] mit den relevanten Informationen.


Lieber Gast,

 

wir haben Ihre Stornierungsanfrage für die Buchung vom [TT.MM.] bis [TT.MM.JJJJ] erhalten.

Derzeit gilt bei uns in [XX] das Übernachtungsverbot bis zum [XX] Mai. Ihre geplante Anreise und Ihr Aufenthalt liegen weit über dieses Datum hinaus. Daher möchten wir anfragen, ob Sie nicht doch Ihre Buchung erst einmal beibehalten möchten. Diese Gründe sprechen dafür:

 

Stornierungsbedingungen:

Für Ihre Buchung gibt es Stornierungsbedingungen. Wir möchten Ihnen anbieten, die Frist, in der Sie noch kostenfrei stornieren können, bis zum [TT.MM.JJJJ] zu verlängern.

 

Nach Regen kommt Sonne:

Sobald Übernachtungen zu touristischen Zwecken wieder erlaubt sind, rechnen wir mit vielen Gästeanfragen. Es wäre schade, wenn wir Ihnen dann kein Zimmer bzw. keine Wohnung mehr bei uns anbieten können.

 

Vorfreude als Stimmungserheller:

Was wäre ein Urlaub ohne Vorfreude. Vielleicht zaubert Ihnen und Ihrer Familie ja der Gedanke an Ihren gebuchten Urlaub ein Lächeln ins Gesicht?

 

Wer reisen liebt, verschiebt:

Sie haben bei uns natürlich auch die Möglichkeit Ihre Buchung auf ein anderes Datum in fernerer Zukunft zu verschieben. Sprechen Sie uns einfach auf die Umbuchung an.
5 Gründe für eine Umbuchung statt Stornierung fallen uns dazu ein.

 

Wir würden uns freuen, wenn Sie Ihre Stornierung noch einmal überdenken. Wenn Sie die Stornierung dennoch durchführen möchten – kein Problem. Am besten stornieren Sie die Buchung direkt beim Portal, bei dem Sie gebucht haben.

 

Wir freuen uns jederzeit, Sie bei uns zu begrüßen.

 

Bleiben Sie und Ihre Familie gesund!

 

Ihre...

Sie möchten Ihre Gäste bitten, Ihren Stornierungswunsch nochmals zu überdenken. Gerne können Sie diese Email-Vorlage dafür verwenden: Kopieren Sie den T...
An Gast: Umbuchung statt Stornierung wegen Corona

Den folgenden Mustertext können Sie Ihren Gästen zusenden, um eine Stornierung möglichst
zu vermeiden, und über das weitere Vorgehen aufzuklären, ob Umbuchung oder Stornierung.


Kopieren Sie den Text in Ihr E-Mail-Programm und ersetzen Sie bitte die Platzhalter [xxx] mit den relevanten Informationen.


Sehr geehrter Gast,

 

Ihre Stornierungsanfrage für die Buchung vom [TT.MM.] bis [TT.MM.JJJJ] ist bei uns eingegangen.


Wir bedauern diese natürlich und möchten - bevor wir die Stornierung vornehmen - bei Ihnen nachfragen, ob für Sie eine Umbuchung in Frage käme.

 

Denn uns fallen gleich  gute Gründe ein, die für eine Umbuchung statt Stornierung sprechen könnten:

  

Kein Risiko für Sie → Flexibilität
Bei Ihrer Umbuchung, genau wie bei Ihrem Stornierungswunsch, können Sie mit unserer Flexibilität rechnen. Sie haben die Möglichkeit Ihre Buchung ohne Einschränkung oder Gebühr auf ein anderes Datum in fernerer Zukunft bis [XX] zu verschieben. Dabei gilt es lediglich, die Preisstruktur hinsichtlich  der verschiedenen Saisonzeiten und die Verfügbarkeiten zu beachten.

 

„Wer reisen liebt…“  Unterstützung

Unsere Lage als Gastgeber ist nicht ganz einfach. Denn wir können derzeit nicht dem nachgehen, was wir lieben: Unseren Gästen einen schönen Aufenthalt bieten. Natürlich gibt es zudem noch Einbußen ganz anderer Art. Mit Ihrer Umbuchung würden Sie unseren Betrieb unterstützen, frei nach dem Motto „Wer reisen liebt, verschiebt“.

  

Stimmungserheller →  Vorfreude

Vorfreude ist ein nicht zu unterschätzender Stimmungserheller. Schon der Gedanke an eine Reise, an fremde Naturlandschaften, Aktivitäten und einen Ortswechsel kann den Moment erhellen. Die Beschäftigung mit dem Reiseziel bringt einen neuen Impuls in den Alltag. Die Aussicht auf etwas Schönes kann ein weiterer Grund für Ihre Umbuchung sein.

 

Aus den genannten Gründen würden wir uns sehr freuen, wenn Sie Ihre Stornierung noch einmal überdenken möchten. Natürlich ist die Möglichkeit der Umbuchung nicht Jedem gegeben und wir haben – egal wie Ihre Entscheidung ausfällt – vollstes Verständnis in dieser speziellen Situation.

 

Wie soll es weitergehen?

 

Stornierung → Am besten stornieren Sie die Buchung direkt beim Portal, bei dem Sie gebucht haben. Wir würden uns sehr freuen, Sie zu einem anderen Zeitpunkt zu beherbergen.

 

Umbuchung → Bitte setzen Sie sich gleich noch einmal mit uns in Kontakt unter Email [XX] oder Telefonnummer [XX]. Wir freuen uns darauf, Sie – ob in naher oder weiterer Ferne - bei uns zu begrüßen.  

 

Bleiben Sie und Ihre Familie gesund!

 

Ihre...

 

Den folgenden Mustertext können Sie Ihren Gästen zusenden, um eine Stornierung möglichst zu vermeiden, und über das weitere Vorgehen aufzuklären, ob Umbuchu...
Reisegrund abfragen

Derzeit sind nur Übernachtungen erlaubt, die einen dienstlichen/geschäftlichen Grund haben oder aufgrund eines privaten Härtefalles stattfinden müssen. Was unter einem privaten Härtefall zu verstehen ist, erläutern wir auf unserer Corona-Hilfeseite unter https://hilfe.lohospo.de/support/solutions/articles/17000101071-fragen-zu-corona


Suchen Sie den Kontakt zu Ihren Gästen und erfragen Sie den Grund der Reise. Nutzen Sie dafür gerne diese E-Mail-Vorlage:


Kopieren Sie den Text in Ihr E-Mail-Programm und ersetzen Sie bitte die Platzhalter [xxx] mit den relevanten Informationen.


Lieber Gast [xxx] ,
vielen Dank für Ihre Buchung in unserem Hause. 


Als Gastgeber müssen wir uns an die aktuell gültigen Corona-Verordnungen des Bundeslandes halten, die besagen: Derzeit dürfen wir nur Gäste aufnehmen, die geschäftlich/dienstlich oder wegen eines privaten Härtefalles (z.B. notwendiger Familienbesuch über Weihnachten, Begleitung einer Person, die im Krankenhaus behandelt wird) bei uns übernachten. Wir bräuchten daher bitte eine kurze Rückmeldung von Ihnen:


  • Ist Ihr Reisegrund geschäftlicher Natur oder mit einem Härtefall begründet?
    Bitte senden Sie uns eine bestätigende Rückantwort auf diese E-Mail. Wir werden eine Kopie
    der E-Mail in unseren Buchungsunterlagen ablegen.
  • Ihr Reisegrund ist NICHT geschäftlicher Natur und KEIN Härtefall?
    Aufgrund der geltenden Verordnung müssen wir Sie bitten, die Buchung zu stornieren oder
    aber (wir würden uns freuen) Ihre Reisedaten zu verschieben, also eine Umbuchung
    vorzunehmen.


-> Stornierung: Diese geschieht am einfachsten und schnellsten, wenn Sie direkt über das Portal,

über das sie gebucht haben, stornieren.

-> Umbuchung: Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um die Reisedaten zu klären und die

Vakanzen zu prüfen. Vielen Dank!


Wir freuen uns sehr auf Sie, sei es in Kürze oder zu einem späteren Zeitpunkt. Denn wie heißt es so schön… AUFGESCHOBEN IST NICHT AUFGEHOBEN.

Herzliche Grüße

Ihre Gastgeber [xxx]




Derzeit sind nur Übernachtungen erlaubt, die einen dienstlichen/geschäftlichen Grund haben oder aufgrund eines privaten Härtefalles stattfinden müssen. Was ...